¿Cómo realizar retrospectivas efectivas de OKR?

Nos encontramos a 15 días del cierre del tercer trimestre del año, y si te encuentras aplicando la metodología OKR en tu equipo y has elegido la cadencia trimestral, entonces no te puedes perder este artículo donde compartiremos diferentes herramientas para que puedas celebrar aquella sesión de reflexión y cierre.

¿Por qué debemos realizar una pausa para reflexionar sobre lo que paso en el trimestre?

Si trabajas con los OKR es porque deseas aumentar la productividad de tu equipo y lograr su mejora continua. Esto es posible si nos permitimos darnos un espacio de evaluación de resultados tanto del negocio como del comportamiento del equipo.

Los OKR es un sistema de gestión y de liderazgo basado en objetivos. Por tal motivo, es importante que podamos realizar pausas con el equipo para reflexionar sobre sobre lo sucedido en el último trimestre o ciclo de los OKR.

💡 Evaluación de resultados empresariales 

Así como has agendado las reuniones semanales o quincenales con tu equipo para realizar seguimiento a los OKR, también te invitamos a separar un espacio para que puedas realizar el cierre del trimestre. Esta reunión no debería de tomar más de 2 horas (Grupo de 3 a 7 personas). A continuación, te compartimos el paso a paso:

a) Antes de la reunión

1. Cada integrante del equipo deberá completar el dashboard de OKR, no solo revisando las tareas o iniciativas que se alcanzaron sino también actualizando los resultados de la métrica que contempla el resultado clave.

2. Comparte la reunión en el calendario del equipo, junto a la agenda con responsables y detallando el propósito de la reunión.

b) Durante la reunión 

1.Recuerda iniciar con una pequeña dinámica de warm up o rompe hielo, puedes ver ideas en el siguiente artículo.

2.Cada responsable de los resultados clave y objetivos deberá de mostrar los resultados del trimestre. En este momento no es importante entrar al detalle del porque no se alcanzaron los resultados. El objetivo de este espacio es solo mostrarlo.

Si trabajas de manera remota puedes utilizar una pizarra virtual como mural o miro, o también puedes usar trello.

3. Diseña 4 cuadrantes con cada una de las siguientes preguntas:

• ¿Qué funcionó en cada KR? Y ¿Por qué?
•  ¿Qué no funcionó en cada KR? Y ¿Por qué?
•  ¿Las prioridades del negocio se mantuvieron, y estás se encuentran alineadas a los OKR?

¿Qué acciones debemos de realizar según lo que hemos conversado? ¿Quién será el responsable? . Para este espacio, Trello tienen una plantilla muy buena, aquí la puedes ver.

4. Discute lo que se encuentra en la sesión y si es necesario registra aquello que deberá tener seguimiento.

5. Cierra el espacio con una pregunta poderosa o con una dinámica de cierre de sesión.

c) Después de la reunión

Se generaron muchos espacios de aprendizaje durante la sesión y en ocasiones se presentan nuevas iniciativas. Es muy importante que el líder del equipo pueda revisar el avance de aquellas iniciativas en las siguientes sesiones de seguimiento.

Ejemplo de Mural para la sesión de Retrospectiva

💡 Evaluación del comportamiento del equipo

En este momento vamos a realizar la sesión de retrospectiva para que el equipo se autoevalúe. Si queremos mejorar la gestión del rendimiento y el trabajo en equipo, estos espacios de reflexión son importantes.

a) Antes de la reunión 

Tal cual la dinámica del anterior, solo que en esta oportunidad nos enfocaremos en explorar el comportamiento del equipo.

b) Durante la reunión

1. Dinámica de Warm up.

2. Puedes utilizar diferentes herramientas de retrospectiva. Entre ellas se encuentran:

• 4 L’s: Lo que me encantó. | Lo que aprendí. | Lo que me falta. | Lo que anhelaba.
• La estrella del mar: Más | Menos | Mantener | Empieza | Mantener

3. Cuando defina cuál de las herramientas utilizar, recuerda primero realizar lluvia de ideas, agrupar las ideas que se repiten y reflexionar en cada una de las ideas.

4. Para explorar algunas ideas importantes de aquella reflexión puedes utilizar la técnica de los 5 porque, para comprender los factores subyacentes del reto encontrado.

5. Luego de la reflexión, define qué acciones se van a realizar y asigna un responsable.

6. Cierra la retrospectiva con una pregunta poderosa.

Recuerda las ideas sin acción solo son alucinación. Por ello, es importante que puedas realizar seguimiento a los puntos trabajados de cada herramienta.

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