¿Es posible aprovechar la IA para potenciar nuestros OKR?

OKR e inteligencia artificial

En el actual panorama, la Inteligencia Artificial (IA) ha asumido un papel fundamental en la definición y gestión de metas. La llegada de tecnologías avanzadas, como ChatGPT, ha marcado un cambio significativo, especialmente en la administración de Objetivos y Resultados Clave (OKR). Pero, ¿es posible aprovechar la IA para potenciar nuestros procesos de diseño y seguimiento de OKR? A lo largo de este artículo, exploraremos esta intrigante pregunta.

¿Cómo conectar los OKR y la inteligencia artificial?

La sinergia entre los OKR y la inteligencia artificial (IA) está transformando radicalmente la forma en que las empresas gestionan sus objetivos. Este proceso se inicia cuando el equipo define el plazo de los OKR y alinea estos objetivos a través de toda la organización, identificando la contribución de cada resultado clave al logro de los objetivos generales. A partir de este punto, la IA se emplea para optimizar la creación utilizando prompts específicos.

La IA se convierte en una herramienta valiosa para redactar objetivos y resultados clave, así como para diseñar retrospectivas efectivas que evalúen el progreso de los OKR. No obstante, es crucial comprender y utilizar adecuadamente los «prompts».

Dato clave: ChatGPT puede proporcionar respuestas útiles, pero para obtener un rendimiento óptimo, es esencial saber cómo formular las solicitudes. Esto se logra a través de «prompts», que son instrucciones o pistas específicas que proporcionamos. Sin una dirección clara, las respuestas pueden no ser tan precisas.

A continuación, presentamos algunos ejemplos de cómo crear «prompts» efectivos para demostrar cómo un buen «prompt» puede marcar la diferencia en la calidad de la respuesta.

Ejemplos:

Redacción de Objetivos y Resultados Clave:
Al utilizar la IA para redactar OKR, los «prompts» deben ser claros y específicos, asegurando que los resultados sean directamente aplicables a las necesidades del negocio.

• Prompt para Objetivos: «Formula un objetivo estratégico para mejorar la satisfacción del cliente en el próximo trimestre.»
• Prompt para Key Results: «Proporciona tres resultados clave medibles para el objetivo de aumentar las ventas».

Diseño de Sesiones de Retrospectivas: Para revisar los resultados de los OKR, se pueden emplear «prompts» que guíen a la IA en la creación de estructuras de retrospectiva adecuadas. Por ejemplo:

• Prompt: «Diseña un esquema para una sesión de retrospectiva que evalúe el progreso en los OKR relacionados con el desarrollo de productos nuevos.»

Ventajas y Limitaciones de ChatGPT

Ventajas de ChatGPT:

• Interacción Conversacional: Ofrece respuestas en tiempo real, su capacidad para procesar y responder a consultas específicas hace que sea más fácil para los equipos. Por ejemplo, puede ayudar a equipos a resolver problemas rápidamente, mejorando la eficiencia y contribuyendo a objetivos de productividad.
• Respuestas Personalizadas: Se adapta a tus necesidades específicas, proporcionando sugerencias y respuestas personalizadas. Por ejemplo, puede ofrecer asistencia personalizada en la ejecución de estrategias o en la solución de problemas específicos relacionados con los objetivos de la empresa.
• Acceso 24/7: La disponibilidad constante que pueden ser atendidas en cualquier momento, asegurando que no haya interrupciones en el proceso de diseñar los OKR.

⚠️ Limitaciones de ChatGPT:

• Dependencia del Contexto: Depende en gran medida de la información proporcionada. Si las preguntas no son claras o carecen de detalles, las respuestas y sugerencias pueden no ser completamente relevantes. Esto significa que si las consultas no son claras o completas, las respuestas pueden no alinearse perfectamente con los objetivos específicos o los resultados clave deseados.
• Falta de Contexto Empresarial: Aunque es una herramienta poderosa, no puede comprender completamente el contexto empresarial específico, la cultura y los detalles internos de una organización. Esto puede limitar su eficacia en la contribución a objetivos estratégicos a largo plazo o en la comprensión de las culturales internas, que son fundamentales para el éxito de los OKR.

Caso OKR con ChatGPT

Veamos el siguiente Caso:

Prompt: Actúa como un OKR Coach y crea un OKR para un call center que podríamos enfocarnos en los siguientes pilares estratégicos: 

• Expansión a nuevos mercados.
• Potencializar las capacidades del equipo. 
• Mejorar la infraestructura.

ChatGPT nos dio esta respuesta:

✅OBJETIVO 1: Diversificar la cartera de clientes y expandir los servicios a nuevos rubros.

RESULTADOS CLAVE

• KR 1: Identificar y evaluar cinco nuevos rubros o industrias potenciales para dirigir las operaciones del call center antes del segundo trimestre.

• KR 2: Cerrar acuerdos con al menos tres clientes de diferentes rubros en el primer semestre, aumentando en un 20% la diversidad de la cartera de clientes.
• KR 3: Incrementar los ingresos provenientes de nuevos clientes en los rubros seleccionados en un 30% para finales del año fiscal.

✅OBJETIVO 2:Fortalecer las capacidades del equipo para ofrecer un servicio de excelencia.

RESULTADOS CLAVE

• KR 1: Desarrollar un plan de formación y capacitación integral que abarque habilidades técnicas y habilidades blandas para todos los empleados del call center antes del segundo trimestre.

• KR 2: Mejorar la puntuación de satisfacción del cliente en un 15% en comparación con el año anterior, según las encuestas trimestrales de satisfacción del cliente.

• KR 3: Reducir el tiempo promedio de resolución de problemas en un 25% mediante la implementación de nuevas herramientas y procesos de soporte antes del 4° trimestre.

✅OBJETIVO 3:Modernizar la infraestructura y tecnología del call center para mejorar la eficiencia y calidad del servicio.

RESULTADOS CLAVE

• KR 1: Realizar una evaluación exhaustiva de la infraestructura actual y desarrollar un plan de mejora con fechas de implementación establecidas antes del segundo trimestre.

• KR 2: Implementar un nuevo sistema de gestión de llamadas y CRM que aumente la productividad del equipo en un 25% antes del tercer trimestre.

• KR 3: Reducir en un 50% las interrupciones y fallas en el sistema durante las horas de trabajo para finales del año fiscal mediante la actualización de la infraestructura

Hallazgos

?En la práctica, muchos OKR se han redactado como hitos o tareas, lo que dificulta identificar su impacto real en la empresa. La IA, con ejemplos y guías sobre objetivos y resultados clave, puede ayudar a tener un punto de referencia o a revisar qué indicadores pueden definir mejor el nivel de impacto deseado. Sin embargo, es crucial reconocer que estas herramientas tienen sus ventajas y limitaciones. La elección de usar IA en la gestión de OKR dependerá de las necesidades específicas de la empresa y de cómo estas herramientas se alinean con sus procesos existentes.

Sin lugar a duda, las herramientas avanzadas como ChatGPT han transformado la manera en que interactuamos con la información, procesamos datos y tomamos decisiones. Esto genera oportunidades para potenciar la eficiencia en la alineación de objetivos. Al poder analizar grandes volúmenes de datos y aprender de ellos, la IA puede ofrecer insights valiosos para la formulación de OKR alineados con las tendencias del mercado.

Sin embargo, a pesar de estos avances prometedores, la utilización de la IA también trae algunos problemas y errores inherentes a su naturaleza. Estas preocupaciones abarcan desde cuestiones éticas hasta limitaciones prácticas, pasando por el riesgo de una dependencia excesiva de IA en la toma de decisiones estratégicas.

“La inteligencia artificial es y debe ser un complemento para el ser humano, no un sustituto» Xabi Uribe-Etxebarria

Conclusión:

La integración de la inteligencia artificial en la gestión de los OKR representa un avance en la manera en que conceptualizamos y ejecutamos estos marcos. Sin embargo, es fundamental entender que la IA sirve como un complemento, no es un reemplazo del ser humano. La inteligencia artificial puede procesar y analizar grandes cantidades de información más rápidamente que los humanos, pero carece de la capacidad para comprender completamente el contexto empresarial y la cultura organizacional que son críticos para el éxito de los OKRs.

Fuente:

• Curso: Generative AI Overview for Project Managers, elaborado por PMI
• Webinar: IA aplicada a la gestión de portafolios de proyectos, por Javier Dominguez
• Webinar: La Metodología OKRs Potenciada por Tecnología e IA, organizado por OKR University

Autora Madeleine Silva |  OKR Coach y Fundadora de OKRuniversity.la |OKR Coach, MBA, PMI ACP, PMS