Las reuniones one to one

¿Deseas seguir aplicando más herramientas para aumentar la productividad de tu equipo?

Si las reuniones de equipo te funcionan muy bien, puedes añadir a tus herramientas de manager 👉 “ las reuniones 1:1 (one to one)” esta herramienta  puede generar gran valor entre la relación colaborador y líder.

💡¿Qué son las reuniones 1:1?

Es una reunión entre líder del equipo y el colaborador. Según Andrew Grove, en adelante Andrew, es una herramienta muy importante donde se puede construir y mantener la relación entre colaborador y la empresa.

Si hasta este punto, quizás te digas que no las necesitas, dado que tienes comunicación casual con tu equipo, pero para Andrew hay una gran diferencia entre una reunión casual y una reunión 1:1, donde el objetivo es atender lo importante entre ambas partes.

💡¿Quién debería tener las reuniones one to one?

Es recomendable que el líder se reúna con todos los miembros de su equipo que le reportan directamente, ya que estas interacciones son fundamentales para el establecimiento de una comunicación efectiva y el fomento de un ambiente de trabajo colaborativo. Sin embargo, en el caso de que el líder tenga un número considerable de personas que le reportan, especialmente si supera las 8, es importante adoptar un enfoque gradual y progresivo al implementar esta práctica.

El líder debe aplicar la estrategia de «sin prisa pero sin pausa» al familiarizarse con la herramienta de reunirse individualmente con cada miembro del equipo. Esto implica tomar el tiempo necesario para comprender y dominar este marco de comunicación directa. Al iniciar, es recomendable comenzar con un número manejable de reuniones individuales y luego ir aumentando gradualmente la cantidad a medida que se gana experiencia y se establece un ritmo efectivo.

Este enfoque gradual permite al líder adaptarse al proceso y obtener una comprensión más profunda de cada miembro del equipo. A medida que se avanza en las reuniones individuales, se fomenta la construcción de relaciones de confianza y se establece una comunicación abierta y efectiva. Además, permite al líder ajustar su enfoque y estilo de liderazgo según las necesidades y características de cada miembro del equipo.

💡¿Qué tan frecuentes deben ser?

Para Andrew, depende del grado de maduración de cada integrante del equipo, del tiempo que llevan trabajando juntos, y el tipo de expertise que pueda tener el colaborador con sus funciones. Por ejemplo, podrías tener reuniones 1:1, una vez a la semana con aquellos integrantes que tienen menor expertise, y cada dos semanas con personas con gran expertirse. En cuanto al tiempo, pueden durar aproximadamente 1 hora.

Para Mark Horstman de “Managaring Tools “, en adelante Mark sugiere que se realicen 1 vez a la semana (ya sean personas gran o poco expertise) y que sean 30 minutos⏰en total.

💡¿Dónde deberían llevarse a cabo las reuniones one to one?

En la mayoría de los casos, las reuniones entre el líder y los miembros de su equipo deberían llevarse a cabo dentro de las instalaciones de la empresa. Estas reuniones pueden llevarse a cabo en la oficina del líder o en un espacio designado que proporcione un ambiente propicio para la conversación. Como menciona Mark, incluso es posible realizar estas reuniones en la cafetería del lugar de trabajo, siempre y cuando se disponga de una mesa adecuada para llevar a cabo la reunión.

💡¿Qué se debería hablar en una reunión 1:1?

Estas reuniones deben tener una agenda  y estructura para que puedan ser la más productiva posible, se podría dividir en tres partes:

10 minutos para revisar la agenda del colaborador, 10 minutos siguientes la agenda del líder y los últimos 10 minutos puedes hablar del futuro.

Este formato es una recomendación de Mark, tu la puedes establecer como te sea funcional, pero siempre recordando el propósito de la reunión 1:1.

• En los primeros 10 minutos, el colaborador, hablará sobre todo aquello importante que quiera compartir con el líder: Carrera, retos en el trabajo o con su equipo, familia, pasatiempos, etc.
• Los 10 minutos siguientes, será tu agenda como líder, proyectos que están trabajando juntos, lo que esperas de él o atender dudas que tengas. En este punto sería importante que el colaborar tenga un pequeño resumen del status de tus proyectos en curso.
• Los últimos 10 minutos: Se hablará sobre el futuro, puede enfocarlo al desarrollo de carrera, feedback y coaching.

Según Andrew, estas reuniones eran obligatorias en Intel, y tenían el siguiente sentido:

El supervisor también debe facilitar que se hable con franqueza de los temas que se tratan, ya que ese es el foro perfecto para identificar problemas sutiles y profundos relacionados con el trabajo que afectan a su subordinado. ¿Está satisfecho con su propio rendimiento? ¿Se siente frustrado por algo o existe algún obstáculo que lo inquiete? ¿Tiene dudas respecto a la dirección que sigue?

💡¿Cómo las reuniones 1:1 impactan positivamente en los OKR?

Como lo comentó Jhon Doerr en el libro Mide lo que importa, esta herramienta de gestión forma parte de los CFR. Y los CFR contribuyen a transmitir las prioridades y la visión de la compañía y del líder, pero los objetivos no se logran en un sistema aislado, es por ello que los CFR funciona como un medio de transmisión bidireccional.

No solo las reuniones one to one, fortalece aquella relación entre líder y colaborador, también sintoniza aquel dial entre los miembros del equipo para poder atender aquellas preguntas, o aclarar algunos puntos del aporte de cada miembro, del impacto de su trabajo y sobre todo un espacio para escucharlos sin interferencias.

Fuentes:

(1)   Libro: High Output Management, Andrew Grove, pag 92.

(2)   Libro: Mide lo que importa, Jhon Doer

(3)   https://manager-tools.com/

Autora👉🏼Madeleine Silva | 🎯 OKR Coach y Fundadora de OKRuniversity.la |OKR Coach, MBA, PMI ACP, PMS